Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự từ A -Z

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự

Đối với một nhân viên tuyển dụng, việc xây dựng quy trình tuyển dụng hết sức quan trọng. Vừa tránh sự vướng mắc trong quá trình thực hiện, vừa rút ngắn thời gian cũng như tiền bạc cho một đợt tuyển dụng của công ty

Trước khi bắt tay vào việc tuyển dụng, cần thống kê lại số lượng, vị trí lao động còn thiếu cần tuyển dụng. Xác định được nguồn tuyển dụng sẽ hướng đến sau đó sẽ bắt tay vào công tác tuyển dụng

1.1. Xác định nguồn tuyển dụng và phương pháp tuyển dụng

Đây là bước đâu tiên và có tầm khá quan trọng trong toan bộ quy trình tuyển dụng nhân sự. Việc xác định đúng nguồn tuyển dụng cho từng chức danh công việc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí cho công tác tuyển dụngNguồn tuyển dụng của công ty gồm hai nguồn chính gồm trong nội bộ công ty

- Đối với nguồn tuyển nhân sự dụng từ nội bộ:

• Những vị trí quan trọng công ty ưu tiên cho ứng viên được giới thiệu từ các cán bộ quản lý trong tổ chức.
• Căn cứ vào hồ sơ ứng tuyển trực tiếp từ các phòng ban trong tổ chức.
• Hồ sơ của ứng viên trong công ty được lưu trữ lại từ đợt tuyển dụng trước .
• Từ bản tin thông báo nội bộ mà công ty đã đăng tải.

- Đối với nguồn tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài:

• Đối với các vị trí cấp cao, công ty ưu tiên sự giới thiệu những người có mối quan hệ rộng trong xã hội từ những cán bộ hoặc nhân viên có uy tín trong tổ chức.
• Thông qua các trang thông tin đăng tải trên mạng xã hội, trang web của công ty, cũng như các phương tiện đưa tin tuyển dụng khác hay trang rao vặt trên mạng xã hội.

1.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo quy chuẩn iso

Công tác tuyển dụng nhân sự thông thường sẽ được chia ra thành nhiều bước và mội bộ phận sẽ thực hiện công việc theo nội dung tại các bước đó. Một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn thông thường sẽ trải qua 7 bước với nội dung như sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Theo định kỳ tuyển dụng của công ty có thể tuyển dụng khi cần, tuyển dụng liên tục hoặc 2 lần/ năm.

Sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của năm tới, các phòng ban sẽ đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng và đưa ra yêu cầu tuyển sau đó trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt.

Nếu được phê duyệt, phòng Hành chính - Nhân sự xác lập nhu cầu tuyển dụng theo yêu cầu của giám đốc, phòng Hành chính - Nhân sự đề nghị hay từ các bộ phận với tiêu chuẩn cũng như số lượng ứng viên cần tuyển dụng đính kèm

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự sau khi xác lập nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng và gửi giám đốc phê duyệt.

Kế hoạch tuyển dụng cần có nội dung, nguồn và phương pháp tuyển mộ, thời gian tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn. Sau đó trình giám đốc phê duyệt. Nếu giám đốc chưa nhất trí thì dựa trên quan điểm của giám đốc để thống nhất kế hoạch.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng nhân sự

Căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc, phòng Hành chính - Nhân sự ra thông báo tuyển dụng. Khi ứng viên đã đến xin việc thì tiến hành các bước tuyển chọn.

Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ tuyển dụng nhân sự

Phòng Hành chính - Nhân sự trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành xử lý các hồ sơ của ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận.

Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Hành chính - Nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại ứng viên thông qua hồ sơ và thông báo thời gian, địa điểm phỏng vấn.

Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

Ở vòng này chỉ gồm phòng Hành chính - Nhân sự kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn.

Đối với vị trí tuyển dụng là lao động  trực tiếp công ty sẽ chia thành hai vòng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp. Đối với lao động gián tiếp sau khi phỏng vấn sơ bộ còn thực hiện phỏng vấn sâu và cho đặt câu hỏi.

Thành phần phỏng vấn của công ty gồm: Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng; chuyên gia, cán bộ kỹ kỹ thuật liên quan; Ban giám đốc công ty và trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (Nếu cần). Hội đồng này do giám đốc công ty quyết định thành lập.

Đây là bước quan trọng nhất đánh giá năng lực, thái độ và tác phong của ứng viên. Chính vì vậy ở bước này sự chuẩn bị bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bám sát nội dung công việc đang tuyển dụng.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng nhân sự

Khi ứng viên đã vượt qua các bước ứng tuyển trên, Công ty quyết định ký hợp đồng thử việc. Thời gian thử việc tùy thuộc vào vị trí mà người lao động đảm nhiệm nhưng không quá 2 tháng.

Khi kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động và trưởng bộ phận cùng đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng

Bước 7: Hòa nhập nhân viên mới (Định hướng nhân viên mới)

Công tác định hướng kết hợp trong thời gian lao động thử việc trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty như: kết quả sản xuất kinh doanh, các vấn đề công ty đang gặp phải, lương bổng. Sau đó ứng viên sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn.

3. Hoàn tất quá trình tuyển dụng

Hoàn tất quá trình tuyển dụng là bước cuối cùng trong công tác Tổ chức thực hiện tuyển dụng. Các thủ tục hoàn tất quá trình tuyển dụng thường do bộ phận nhân sự thực hiện, bao gồm các hoạt động sau:

Thứ nhất, mời ứng viên trúng tuyển nhận việc

Doanh nghiệp cần thông báo cho ứng viên trúng tuyển một cách chính thức bằng cách gửi thư mời nhận việc hoặc mời ứng viên đến trao đổi trực tiếp.

Thư mời nhận việc nên bắt đầu bằng lời chúc mừng và nội dung thư cần thể hiện rõ các điều kiện làm việc (tiền lương, ngày bắt đầu làm việc, thời gian làm việc, thời gian thử việc, các phúc lợi,...).

Sau khi mời ứng viên nhận việc là bắt đầu thời gian thử việc trong đó có hướng dẫn hội nhập, đây có thể coi là một phần trong quy trình tuyển dụng, cũng có thể coi là giai đoạn tiếp nối của quy trình tuyển dụng.

Thứ hai, cập nhật dữ liệu ứng viên

Để tạo thuận lợi cho việc tuyển dụng, doanh nghiệp nên xây dựng một dữ liệu ứng viên. Dữ liệu ứng viên thường được hình thành từ nguồn ứng viên tự do - những người nộp hồ sơ khi doanh nghiệp chưa có nhu cầu và các ứng viên không được chọn từ các lần tuyển dụng trước.

Doanh nghiệp nên chọn ra các ứng viên tốt, những người mà có thể phù hợp cho các vị trí khác trong doanh nghiệp để đưa vào dữ liệu ứng viên.

Thứ ba, chuẩn bị hợp đồng lao động

Cần đảm bảo các nội dụng ghi trong hợp đồng không trái với quy định của luật lao động. Nếu cần thiết doanh nghiệp có thể sử dụng một văn bản kèm theo hợp đồng lao động để thể hiện chi tiết hơn về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm và các quyền lợi của nhân viên.

Cuối cùng, lập hồ sơ nhân viên

Để đảm bảo thủ tục quản lý của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lập hồ sơ nhân viên cho nhân viên mới. Tuỳ theo yêu cầu của từng doanh nghiệp, hồ sơ có thể bao gồm: Lý lịch nhân viên; kết quả các bài kiểm tra, phỏng vấn; Các bằng cấp và chứng chỉ đào tạo; các tài liệu chứng minh thông tin cá nhân khác.