Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn

Sơ đồ quy trình tuyển dụng chuẩn (Áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp)

Tuyển dụng nhân sự là một quá trình quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động đang ngày càng cạnh tranh. Quy trình tuyển dụng chi tiết trên cung cấp một cơ sở để hiểu rõ về các bước cơ bản và vai trò của từng bộ phận trong quá trình này. Dưới đây là phân tích sâu hơn về mỗi bước và thực tế áp dụng của chúng trong các doanh nghiệp.

Bước 1: Yêu cầu tuyển dụng và Phê duyệt

Trong thực tế, việc xác định nhu cầu nhân sự thường là một quá trình tương tác giữa các bộ phận chức năng như nhân sự, vận hành, và quản lý cấp cao. Hàng năm, các Khối/Trung tâm xây dựng Kế hoạch định biên nhân sự chỉ rõ số lượng nhân sự ở từng vị trí, cấp bậc đính kèm JD chi tiết. Kế hoạch định biên nhân sự theo năm được Ban lãnh đạo duyệt và phòng Nhân sự công bố chính thức vào tháng 1 hàng năm.

Các yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban thường đề cập đến yêu cầu khối lượng công việc, kỹ năng cần thiết, và tầm quan trọng của vị trí đối với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Phòng Nhân sự xem xét đề xuất tuyển dụng của các Khối theo các tiêu chí: định biên nhân sự, ngân sách lương của các Khối, khối lượng công việc, tình hình kinh doanh, thị trường lao động, …

Nếu đề xuất chưa phù hợp thì thông báo đến các Khối để điều chỉnh. Nếu đề xuất phù hợp thì chuyển tiếp đề xuất tới CHRO, CEO phê duyệt.

Luồng duyệt yêu cầu tuyển dụng từ vị trí cấp cao thường diễn ra trong vài ngày. Trong một số trường hợp, việc phê duyệt yêu cầu tuyển dụng có thể gặp phải sự chậm trễ do sự phân cấp và kiểm soát quy trình.

Bước 2: Tạo nguồn tuyển dụng

Sau khi nhận được phê duyệt về số lượng và yêu cầu tuyển dụng, các Talent Acquisition Officer (TA – Nhân viên phụ trách tuyển dụng) sẽ tạo nguồn tuyển dụng. 

Ở bước này, họ thường tạo nguồn tuyển dụng qua một loạt các kênh khác nhau để thu hút ứng viên có tiềm năng như: 

• Trang web tuyển dụng: Các trang web tuyển dụng như Indeed, Glassdoor, CareerBuilder, và Monster thường là những nơi mà TA đăng thông tin về các vị trí cần tuyển dụng. Các trang web này giúp đưa thông tin tới một lượng lớn người tìm việc một cách chính thống. 
• Mạng xã hội: Sử dụng các mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, và Instagram để chia sẻ thông tin về các vị trí tuyển dụng, kết nối với ứng viên tiềm năng, và xây dựng mối quan hệ trong cộng đồng chuyên ngành.
• Sự kiện tuyển dụng: Tham gia vào các sự kiện tuyển dụng như hội chợ việc làm, buổi tuyển dụng trường đại học, hoặc các buổi gặp gỡ với cộng đồng để tiếp cận trực tiếp với ứng viên và tạo dựng mối quan hệ.
• Giới thiệu (Referral) nội bộ: Khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu người quen của họ cho các vị trí tuyển dụng trong công ty. Đây là một cách hiệu quả để thu hút ứng viên có chất lượng cao với chi phí thấp.
• Trường đại học và cơ sở giáo dục khác: Liên kết với các trường đại học và cơ sở giáo dục khác để tiếp cận sinh viên mới tốt nghiệp hoặc những người đang theo học các khóa đào tạo chuyên ngành cụ thể.

Doanh nghiệp thường kết hợp nhiều kênh này để đảm bảo rằng họ thu hút được đa dạng và chất lượng ứng viên cho các vị trí tuyển dụng. Đồng thời, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của mỗi kênh là rất quan trọng để tối ưu hóa chiến lược tuyển dụng.

Bước 3: Sàng lọc và sơ vấn

Khi nhận được thông tin ứng viên ứng tuyển từ các nguồn tuyển dụng đã tạo, TA tiến hành bước sàng lọc và sơ vấn. TA sàng lọc lần 1 CV dựa trên các tiêu chí được liệt kê trong Job Description (JD) – bản mô tả công việc. TA sử dụng các tiêu chí cơ bản như kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, và các yếu tố khác để loại bỏ các ứng viên không phù hợp từ danh sách.

Ngoài ra, TA ghi chú về những ấn tượng đầu tiên từ CV và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với JD.

Quá trình sàng lọc và sơ vấn thường được thực hiện một cách tự động thông qua Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS (Applicant Tracking System), kết hợp với sự đánh giá cá nhân hoá của con người. Quá trình này đòi hỏi công cụ có khả năng phân tích dữ liệu.

Bước 4: Thực hiện Bài test

Sau khi hoàn thành bước sàng lọc và sơ vấn ứng viên ở bước 3, nếu cần thiết, các TA sẽ tiến hành thực hiện bài test cho ứng viên ở bước 4.

Việc thực hiện bài test là một bước quan trọng đối với các vị trí đặc thù như lập trình viên, nhân viên kỹ thuật, hoặc vị trí quản lý. Các bài test nên được thiết kế đánh giá kỹ năng cụ thể và khả năng giải quyết vấn đề của ứng viên, từ đó tạo điều kiện cho quyết định tuyển dụng chính xác và đáng tin cậy.

Cụ thể, TA sẽ lập kế hoạch thực hiện bài test, bao gồm việc chuẩn bị tài liệu và tài nguyên cần thiết, cũng như xác định thời gian và địa điểm thích hợp cho việc thực hiện test, liên hệ ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc để thông báo lịch test. 

Sau khi hoàn thành bài test, TA sẽ đánh giá kết quả của ứng viên và ghi chú về hiệu suất của họ trong việc thực hiện test. Điều này sẽ giúp TA đưa ra quyết định cuối cùng về việc tiếp tục tiến hành vòng phỏng vấn tiếp theo hay không.

Bước 5: Phỏng vấn

Quá trình phỏng vấn thường là cơ hội để ứng viên và doanh nghiệp tương tác trực tiếp và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên. Tùy từng vị trí, có thể tổ chức từ 1-3 vòng phỏng vấn/test và có thể có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, từ nhân sự đến quản lý cấp cao. 

Bộ phận tuyển dụng có trao đổi và thống nhất lịch phỏng vấn, gửi thư mời đến ứng viên và đón tiếp ứng viên trong buổi phỏng vấn. Bộ phận nhân sự quản lý và sắp xếp lịch trước với Hội đồng phỏng vấn, đảm bảo buổi phỏng vấn không muộn quá 10 phút.

Một phần quan trọng của quá trình này là tạo ra một môi trường phỏng vấn thoải mái và công bằng, đồng thời đảm bảo rằng câu hỏi được đặt ra phản ánh đúng nhu cầu công việc.

Bước 6: Offer

Sau khi hai bên đã thực hiện các bước trao đổi trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận các ứng viên tiềm năng và phù hợp để trở thành nhân viên của công ty. 

Trong bước offer, sau khi quyết định chọn ứng viên và trước khi cung cấp hợp đồng lao động, các TA thường tiến hành trao đổi với ứng viên về các kỳ vọng của họ và ghi chú các thông tin quan trọng trên hồ sơ tuyển dụng.

Việc đề xuất và thương lượng về điều kiện công việc là một phần không thể thiếu của quá trình tuyển dụng. Trong thực tế, việc xác định mức lương và các phúc lợi khác thường đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thương lượng từ cả hai bên. Một điều quan trọng là đảm bảo rằng các điều khoản được đề xuất phản ánh công bằng và cũng phù hợp với ngân sách và chính sách của doanh nghiệp.

Sau cuộc trao đổi, TA sẽ ghi chú lại các thông tin quan trọng về các kỳ vọng của ứng viên trên hồ sơ tuyển dụng. Các thông tin này có thể bao gồm mức lương mong muốn, yêu cầu về thời gian làm việc, và các điều kiện khác mà ứng viên đã đề cập trong cuộc trao đổi. 

Dựa trên đó, TA sẽ làm việc với các bộ phận liên quan như nhân sự, quản lý cấp cao để xác định các điều kiện cụ thể của hợp đồng lao động, đảm bảo rằng các kỳ vọng của cả hai bên được đáp ứng.

Bước 7: Onboard

Bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng là quá trình onboard nhân viên mới. Sau khi ứng viên đã đồng ý nhận offer, TA sẽ gửi thông tin và hướng dẫn cho ứng viên điền các thông tin cần thiết.

Bộ phận HR sẽ chuẩn bị Welcome Kit chào mừng nhân viên mới, bao gồm các tài liệu, hướng dẫn và thông tin quan trọng về công ty. HR cũng sẽ chuẩn bị chỗ ngồi, thiết bị làm việc và các nguồn tài nguyên cần thiết khác để đảm bảo nhân viên mới có môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái ngay từ ngày đầu tiên.

Các bước cụ thể trong quy trình hội nhập nhân sự mới sẽ được thực hiện bởi HR và các bộ phận liên quan, nhằm giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, các quy trình và chính sách của công ty. Sau khi đã hoàn tất các bước trên, nhân viên mới sẽ tới văn phòng để nhận việc chính thức.